سامانه انبار داری

نرم افزار اتوماسیون اداری به منظور انجام امور دبیرخانه و گردش مکاتبات سازمانی طراحی و تولید شده است. امکاناتی نظیر تعریف چارت سازمانی، تفویض اختیارات سازمانی ، مدیریت کارتابل و سهولت در ثبت مکاتبات تنها در یک فرم بانک اطلاعاتی از جمله خصوصیات این محصول می باشد. این نرم افزار شامل بسته نرم افزاری "مدیریت گردش اسناد" DFM و بسته نرم افزاری "مدیریت مکاتبات اداری-دبیرخانه" CM است.

مدیریت گردش اسناد

  • امکان تعریف نظام گردش اسناد به تعداد نامحدود و دسته بندی اتوماتیک اسناد
  • امکان تعریف جانشین و چارت سازمانی و تفویض اختیار
  • گردش الکترونیکی اسناد و اطلاعات در تمامی سطوح سازمانی از طریق Web با کاربران خارج از سازمان بدون نیاز به ارسال فیزیکی نامه ها (Paperless)
  • امکان الحاق انواع مختلف فایل به نامه یا سند با فرمتهایRaster و دیگر فرمتهای تصویری رایج
  • امکان هامش نویسی بصورت متنی و قلم نوری
  • امکان پیگیری کارها و دریافت پاسخ های مربوطه و ارسال تذکرات لازم تا اتمام کار
  • امکان انتقال کارتابل در چارت سازمانی
  • توانایی ارسال و ارجاع چند موضوع سند متفاوت به صورت همزمان برای کاربران متفاوت
  • ایجاد ارتباط به صورت multi server
  • یکپارچگی در بروزرسانی فایل ها و اسناد ارجاع شده در سطح سازمان
  • ساخت و مدیریت پوشه ها جهت نگهداری اسناد و اطلاعات توسط کاربر براساس نیاز
  • توانایی ثبت مستندات کارتابل در نرم افزار های دبیرخانه و آرشیو
  • پیگیری اسناد از طریق کاربران با فیلترهای تاریخ و نوع سند و تعیین مهلت انجام و تاریخ انقضاء
  • اطلاعات پایه در سمت ها و هامش ها جهت یکسان سازی و سهولت در ارجاع
  • ایجاد ارتباط با دورنگار و دریافت و ارسال اسناد
  • مدیریت و آرشیو جلسات و قرار ملاقات ها بصورت اتوماتیک
  • مشاهده کارتابل کاربران با توجه به سطوح دسترسی
  • استفاده از سربرگ شرکت در محیط Ms Word با امکان درج اتوماتیک شماره و تاریخ نامه پس از ثبت در دبیرخانه

مدیریت مکاتبات اداری – دبیرخانه

  • ثبت کلیه نامه ها وارده , صادره , داخلی و تولید خودکار شماره ثبت
  • انجام امور عادی دبیرخانه شامل ثبت , بازیابی و ویرایش کلیه مکاتبات و ارتباطات، رزرو شماره نامه و ردیابی نامه از طریق شماره های عطف و پیرو
  • ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه و رابط کاربری متناسب با موضوع کار هرکاربر
  • ثبت اطلاعات تصویری نامه در چندین صفحه -5 امکان درج پیوست های هرنامه
  • جستجوی نامه ها با داشتن کمترین اطلاعات از محتوای آنها
  • دسترسی به اطلاعات سالهای قبل
  • امکان ارسال نامه به خارج از سازمان

کارکردها و امکانات پایه نرم افزار دبیرخانه و مدیریت مکاتبات و کنترل اسناد اداری

  • امکان تعریف دبیرخانه به صورت متمرکز و غیر متمرکز
  • پیگیری سوابق مکاتبات از ابتدا تا انتها
  • تعیین نحوه مکاتبات و تعیین اهمیت نامه
  • درج خودکار شماره , تاریخ شمسی / میلادی و زمان نامه
  • تصویر برداری و اتصال نامه ها به رکورد اطلاعاتی
  • انتقال نامه به بایگانی راکد
  • جستجوی کلمات از درون متن
  • امضای الکترونیکی نامه ها

مدیریت نامه های الکترونیکی

  • استفاده از پروتکل ECE جهت ارسال و دریافت Email
  • قابلیت اتصال به Mail Server و دریافت و ارسال Email
  • نمایش مستقیم تصاویر و متون پیوست Email
  • ثبت Email در دبیرخانه و مشاهده آن در سبد ورودی

امکانات جستجو و بازیابی اطلاعات و گزارش گیری

  • امکان انتخاب فیلدهای مورد نظر برای جستجو در آنها
  • امکان انتخاب چند قلم اطلاعاتی به طور همزمان
  • امکان محدود کردن جستجو بر اساس شرایط مختلف

امنیت و مدیریت کاربران

  • تعریف شناسه و رمز عبور کاربر (جهت ورود به سیستم)
  • تعریف گروه کاربری (مسئول , مرجع , مدیر ...)
  • محدود کردن عملیات به صورت کلی یا مورد خاص
  • مشاهده پیامهای روزانه ایجاد شده توسط مدیر سیستم برای کلیه کاربران
  • مشاهده کاربران حاضر در سیستم و توانایی خارج نمودن آنها توسط مدیر سیستم
  • تعیین و کنترل دسترسی کاربران به اطلاعات و امکان محدود سازی اعمال تغییرات
  • معرفی کاربران به دو دسته گروهی و فردی

امکانات فنی سیستم

  • استفاده از Microsoft .Net Framework
  • پایگاه اطلاعاتی MS SQL Server 2005
  • فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و ذخیره آنها در پایگاه اطلاعاتی سیستم
  • ویرایشگر اختصاصی ALPHA VIEWER جهت نمایش فایل های تصویری
  • امکان چاپ با چاپگرهای مختلف در صفحات A3 و A4
  • امکان گرفتن نسخه های پشتیبانی از اطلاعات به صورت روزانه , هفتگی و ماهیانه در ساعات قابل تعریف از شبانه روز و امکان بازیابی آن ها
  • امکان Export در قالب PDF
  • امکان اتصال و استفاده از واژه پردازMS-Word
  • قفل سخت افزاری مرکزی بر روی سرور

خدمات , پشتیبانی و آموزش

  • کلاس و دوره های آموزشی
  • راهنمای فنی (Technical Reference)
  • کتاب راهنما (User Manual)
  • نصب راه اندازی کامل توسط پرسنل شرکت
  • ارائه نسخه جدید به مشتریان
  • امکان اعزام کارشناس برای رفع اشکال سیستم و آموزش کارکنان
  • تهیه نسخه های پشتیبان از اطلاعات (Backup)
  • شش ماه گارانتی
  • انعقاد قرارداد پشتیبانی فنی سالیانه پس از اتمام دوره گارانتی
محتوای بیشتر در این بخش: سامانه فروشگاه »