 |
| مشاور سازمانها و ادارات دولتی در زمینه تصویر برداری از اسناد سازمان و تولید محتوای الکترونیک |
شرکت ایده نگار جاذب آماده ارائه مشاوره در زمینه تصویربرداری اسناد و مدارک سازمانها و مراکز دولتی می باشد . عموما” سازمان‌هایی که قصد دارند صفر تا صد و یا قسمتی از فرآیند دیجیتال کردن و هوشمندسازی اسناد خود را برون‌سپاری کنند به سه دسته تقسیم می‌شوند:
- سازمان‌هایی که تاکنون اقدامی برای ایجاد سیستم مدیریت اسناد خود انجام نداده‌اند.
- سازمان‌هایی که به تازگی شروع به ساماندهی و مدیریت اسناد و مدارک خود کرده‌اند و برآورد مشخصی از هزینه‌ها، زمان و نیازهای خود در این زمینه دارند.
- سازمان‌هایی که به صورت کامل تمام اسناد کاغذی خود را در قالب یک آرشیو الکترونیک اسناد چیاده‌سازی کرده‌اند و هم‌اکنون قصد دارند با بروزرسانی نسخه‌ی نرم‌افزار بایگانی اسناد خود به یک سامانه مدیریت اسناد و مدارک هوشمند دست یابند.
جمع‌آوری مدارک در پروژه‌های اسکن اسناد
نخستین مرحله برای انجام پروژه‌های اسکن اسناد ، جمع‌آوری تمام مدارک و مستندات موجود از بخش‌های مختلف اداری و بایگانی سازمان‌هاست.
تفکیک موضوعی مستندات
ارائه یک چک لیست از سوی سازمان برای طبقه بندی اسناد و مدارک و تعیین سر شاخه‌های اصلی که در واقع همان مدخل‌های اصلی برای طبقه‌بندی اطلاعات سازمان است. به عنوان نمونه در یک سازمان بخش مالی و حسابداری، منابع انسانی، دبیرخانه، فناوری اطلاعات و بخش‌های دیگری وجود دارند که هرکدام دارای ساختار مشخصی می‌باشند.
کار تفکیک موضوعی این است که اسناد جزئی‌تر را زیر اسناد اصلی طبقه‌بندی می‌کند. به عنوان نمونه فاکتور‌ها و فیش‌های واریز حقوق کارکنان در سازمان مربوط به بخش حسابداری و مالی است و اسناد این بخش هم باید زیر مدخل اصلی مالی و حسابداری ذخیره‌سازی شوند.
به این ترتیب برای هر بخش سازمان باید یک طبقه‌بندی اصلی به وجود آید تا اسناد با موضوع مرتبط با هم در یکجا ذخیره شوند تا موقع بازیابی کار فراخوانی اطلاعات آسان‌تر شود. در صورتی که سازمان لیستی از موضوعات اصلی خود نداشته باشد می‌توان موضوعات مختلف اسناد و مدارک را از هم تفکیک و مدخل‌های اصلی را ایجاد کرد.
گزینش
گزینش فرآیندی است که هنگام اسکن اسناد از طریق آن مدارک و مستندات مازاد، فرسوده و یا بی‌استفاده از مجموعه خارج می‌گردد. استخراج اوراقی که به اشتباه در فایل اسناد دیگر قرار گرفته است و جای‌گذاری آن در محل صحیح خود در این مرحله انجام می‌شود.
کدبندی پوشه‌ها و زونکن‌ها
در این بخش از فرآیند اسکن اسناد تمام پوشه‌ها و یا زونکن‌ها که حاوی اطلاعات سازمان است در اختیار واحد اسکن قرار می‌گیرند تا شماره‌گذاری شوند. در بدو تحویل زونکن یک شناسه عددی به پرونده داده می‌شود تا بدین ترتیب در صورتی که یکی از اوراق سند به هردلیل از جمله کیفیت بد اسکن مدارک، یا ناخوانا بودن اطلاعات سند و… به مشکل برخورد کرد از طریق آن شناسه عددی به سند دسترسی پیدا کرد و آن را اصلاح نمود.
آماده‌سازی اولیه
در این مرحله پس از انجام شناسه‌گذاری، پرونده‌ها و زونکن‌ها باز می‌شوند تا مورد بازبینی قرار بگیرند. باز نمودن تای اوراق، ترمیم پارگی، جدا نمودن سوزن، منگنه و… از فعالیت‌های این مرحله می‌باشد که باعث تسریع در فرآیند اسکن اسناد می‌شود.
اسکن اسناد
بعد از مرحله تفکیک و آماده‌سازی اولیه، اوراق بر اساس سایز در اسکنر مناسب با آن قرار می‌گیرند. با توجه به اینکه اسکن اوراق دارای پارمترهای مختلفی می‌باشد قبل از اسکن اسناد و مدارک تمامی پارامترهای ممکن مطرح و متناسب با نیاز کارفرما فرمت آن مشخص می‌شود. این پارامترها شامل فرمت خروجی فایل، سایز آن، رزولوشن اسکن، نرم افزار و سایر موارد می‌شود.
تنظیمات نرم افزار برای ویرایش تصویرها
پیش از آغاز کار اسکن اسناد و مدارک، برای حفظ کیفیت و خوانایی مستندات می‌بایست تنظیمات دقیقی برای اسکنر و نرم افزار اعمال شود:
- حذف یا افزودن کادر به تصاویر
- چرخاندن تصاویر به شکل صحیح
- حذف کردن بخشی از تصویر که بدون استفاده است
- اریب زدایی کردن در زمانی که تصویر به صورت کج قرار گرفته است
- حذف اضافات (بیشتر منظور بالای صفحه است)
- وسط چین کردن تصویر در مرکز
طبقه‌بندی اطلاعات
در این مرحله پس از اسکن مدارک، اطلاعات گردآوری شده قبل از ورود به نرم افزار مدیریت اسناد توسط اپراتور نرم افزار مورد بازبینی قرار می‌گیرد تا اطلاعات براساس تفکیک موضوعی که در مرحله نخست صورت گرفته است در مدخل‌های اصلی خود قرار بگیرند و جایگاه هر سند در طبقه بندی تعریف شده در نرم‌افزار مدیریت اسناد و سطوح دسترسی کاربران به هر سند تعیین گردد.